保持良好的商業記錄是很重要的,原因有很多。它可以幫助你:
- 遵守你的稅收和養老金義務
- 更深入地瞭解您企業的財務狀況,使您能夠做出明智的決定
- 管理你的現金流
- 向潛在的貸款人和企業的潛在買家展示你的財務狀況。
ATO的要求
大體上,ATO要求:
- 從你獲得記錄或完成與之相關的交易,你要將大部分記錄保存五年,以較晚的時間為准。
- 如果ATO要求你出示你的記錄,你必須能夠出示。
- 你的記錄必須是英文的,或者能夠容易地轉換為英文。
數位化記錄
ATO提醒企業主可以用數字的方式保存你的記錄(紙質/硬拷貝)。ATO接受保存在數字存儲介質上的商業紙質記錄的圖像,只要數字副本是原始紙質記錄的真實和清晰的複製品,並符合標準記錄保存要求。
一旦你保存了原始紙質記錄的圖像,你就不需要保留紙質記錄,除非有特定的法律或法規要求你這樣做。
然而,如果你從數字或紙質記錄中輸入資訊(例如,供應商資訊、日期、金額和消費稅)到你的會計軟體,你仍然需要保留一份實際記錄的副本,無論是數字還是紙質。有些會計軟體可以同時做你的會計工作和記錄。
存儲選項
- 雲端存儲
如果你使用雲端存儲,無論是通過你的會計軟體還是通過單獨的服務提供商,例如,穀歌驅動器,微軟OneDrive或Dropbox,請確保:
- 記錄存儲符合記錄保存的要求
- 在你更換軟體供應商並失去訪問權之前,你要下載一份存儲在雲端的任何記錄的完整副本。
- 電子發票
無論你的電子發票軟體或系統如何,你的企業有責任確定存儲商業交易數據的最佳選擇。你應該:
- 確保你的程式符合記錄保存的要求
- 與你的軟體供應商討論你的選擇
- 如有必要,與你的商業顧問交談。
數位化的優勢
正如ATO所指出的,以數字方式保存你的記錄有很多好處。例如,如果你使用商業化的軟體包,它可以幫助你:
- 追蹤商業收入、支出和資產,以及計算折舊
- 簡化你的會計做法,節省時間,使你可以專注於你的業務
- 自動計算工資、稅收、養老金和其他金額,包括:
- 根據所需要的,為消費稅、所得稅、附加福利稅(FBT)和應稅付款報告系統(TPRS)編制摘要和報告
- 準備好提交你的稅務和監管義務,包括你的報稅表、商業活動報表(BAS)和應稅付款年度報告(TPAR),如果你是一家被要求提交的企業的話
- 在網上向ATO發送一些資訊(如果軟體包符合ATO的要求),例如,你的活動報表
- 滿足你法定的 “單點工資”(STP)報告義務
- 使用雲端存儲備份記錄,以保證你的記錄不被洪水、火災或盜竊。
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