保持良好的商業記錄是很重要的，原因有很多。它可以幫助你：
- 遵守你的稅收和養老金義務
- 更深入地瞭解您企業的財務狀況，使您能夠做出明智的決定
- 管理你的現金流
- 向潛在的貸款人和企業的潛在買家展示你的財務狀況。
ATO的要求
大體上，ATO要求：
- 從你獲得記錄或完成與之相關的交易，你要將大部分記錄保存五年，以較晚的時間為准。
- 如果ATO要求你出示你的記錄，你必須能夠出示。
- 你的記錄必須是英文的，或者能夠容易地轉換為英文。
數位化記錄
ATO提醒企業主可以用數字的方式保存你的記錄（紙質/硬拷貝）。ATO接受保存在數字存儲介質上的商業紙質記錄的圖像，只要數字副本是原始紙質記錄的真實和清晰的複製品，並符合標準記錄保存要求。
一旦你保存了原始紙質記錄的圖像，你就不需要保留紙質記錄，除非有特定的法律或法規要求你這樣做。
然而，如果你從數字或紙質記錄中輸入資訊（例如，供應商資訊、日期、金額和消費稅）到你的會計軟體，你仍然需要保留一份實際記錄的副本，無論是數字還是紙質。有些會計軟體可以同時做你的會計工作和記錄。
存儲選項
- 雲端存儲
如果你使用雲端存儲，無論是通過你的會計軟體還是通過單獨的服務提供商，例如，穀歌驅動器，微軟OneDrive或Dropbox，請確保：
- 記錄存儲符合記錄保存的要求
- 在你更換軟體供應商並失去訪問權之前，你要下載一份存儲在雲端的任何記錄的完整副本。
- 電子發票
無論你的電子發票軟體或系統如何，你的企業有責任確定存儲商業交易數據的最佳選擇。你應該：
- 確保你的程式符合記錄保存的要求
- 與你的軟體供應商討論你的選擇
- 如有必要，與你的商業顧問交談。
數位化的優勢
正如ATO所指出的，以數字方式保存你的記錄有很多好處。例如，如果你使用商業化的軟體包，它可以幫助你：
- 追蹤商業收入、支出和資產，以及計算折舊
- 簡化你的會計做法，節省時間，使你可以專注於你的業務
- 自動計算工資、稅收、養老金和其他金額，包括：
- 根據所需要的，為消費稅、所得稅、附加福利稅（FBT）和應稅付款報告系統（TPRS）編制摘要和報告
- 準備好提交你的稅務和監管義務，包括你的報稅表、商業活動報表（BAS）和應稅付款年度報告（TPAR），如果你是一家被要求提交的企業的話
- 在網上向ATO發送一些資訊（如果軟體包符合ATO的要求），例如，你的活動報表
- 滿足你法定的 “單點工資”（STP）報告義務
- 使用雲端存儲備份記錄，以保證你的記錄不被洪水、火災或盜竊。
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